Nagy átalakulás előtt áll a legfőbb ügyészség informatikai- és iratkezelési rendszere: a papír alapú adminisztrációt rövidesen elektronikus iratkezelés váltja fel. Beszámoló az Ügyészségi eljárások elektronizálása című, 2010. július 28-án a Legfőbb Ügyészségen tartott sajtótájékoztatóról.
Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) keretében (EKOP-1.A.1.-08/C-2009-2010), 613.800.000 forint uniós- és állami támogatásból megvalósuló projekt jelen pillanatban – ütemterve szerint – a beszerzési eljárás előkészítésének befejezésénél jár, és 2011 első negyedévének végére, a fejlesztési- és telepítési folyamatok befejezésének időpontjában tekinthető használatra késznek. Az Ügyészségnek természetesen kötelezettsége időt szánnia a felhasználók (dolgozók) oktatására, a rendszer teljes körű bevezetésére. A gyakorlatban ekkor valósul meg a projekt tárgyában foglalt elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer.
Igények és célok
Régóta mutatkozó igény az államigazgatás egésze és különösen az igazságügyi igazgatás részéről, hogy a levéltárnyi mennyiségű ügyirat- és dokumentumtömegek legalább egy része a merevlemezekre kerüljön. Tekintve, hogy az egyes ügyészségek egységes, de önálló ügy- és ügyiratkezeléssel rendelkeznek, valamint figyelembe véve azt a tényt, hogy rendkívül széles körű kapcsolatrendszert tartanak fent (ez a nyomozóhatóságoktól kezdve a bíróságokon, ügyvédeken keresztül a közigazgatási szerveken át egészen a magánszemélyekig terjed) óriási mennyiségű irat cirkulálódik a különböző székhelyű ügyészségek között. E dokumentumok nem kizárólag, de jellemzően papír alapúak, így az adatok szerint a csaknem 600 ezer büntető- és 300 ezer nem büntető ügy által évente generált ügyiratszám eléri a 6 millió darabot.
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer elsődleges célja, hogy a fennálló, nem digitalizált ügyiratmennyiség legalább kétharmadát elektronizálja, így rendkívül nagy mértékű papír-, illetve helyspórolásra lesz lehetőség. A rendszer bevezetése nem pusztán informatikai-fejlesztési cél, hanem egyrészről az ügymenet egyszerűsítése, valamint egy takarékos, felhasználó- és környezetbarát infrastruktúra létrehozása. Ezek következményeként valósulhat meg a két legfontosabb gyakorlati célkitűzés, a papír alapú iratmozgatás kiváltása és a kézbesítés felváltása.
Előzmények
Dr. Nagy Tibor főosztályvezető ügyész, projektvezető elmondta, hogy a „régi” iratkezelési gyakorlatban nyilvánvaló hiány mutatkozott az információs társadalom igényeit követni és fenntartani kívánó ügyészségi munkában. Az informatikai tudás hiánya jellemző volt, ugyanakkor gyakorlati dolgok is felmerültek: a hivatali e-mail címek joghatályos beadvány fogadására nem alkalmasak, nem azonosítható a küldő, az időpontok nem rögzíthetőek, az iratkezelési stádiumok (érkeztetés, tárolás, selejtezés) folyamata követhetetlen, valamint korlátozott az elektronikus aláírás elterjedtsége.
Ugyanakkor jogszabályi szinten már némileg korábban előírásra kerültek az elektronikus iratkezelési kötelezettségre vonatkozó szabályok a 2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről, valamint a 2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról keretei közt. Az előbbi az időpontok rögzítését és egyéb adminisztrációra vonatkozó szabályokat sorol fel, míg az utóbbi kifejezte azt a törvényhozói akaratot, hogy az igazságszolgáltatási szervek meghatározott módon kommunikáljanak egymással.
A rendszer
Első körben kerül kiépítésre az a központosított irat- és dokumentumkezelési rendszer, amelyben szétválasztásra kerülnek a szakrendszeri- és iratkezelési funkciók. Kialakításra kerül a Polgárjogi- és közigazgatási szakág (MAKÖR), a Büntetőjogi szakág (Új Büntető ügyviteli rendszer), valamint az új Iratkezelő rendszer (amely az igazgatási ügyvitelt kezeli, így önálló szakrendszerrel nem rendelkezik). Korábbról fennmaradó feladatként értelmezhető a hagyományos iratáramlás rendszerének elektronikus fenntartása; biztosítani szükséges a külső szervezetek hozzáférését a külső adatok tekintetében, be kell vezetni az egységes iratkezelést, vagyis véget kell vetni annak a gyakorlatnak, hogy minden dolgozó saját gépén találhatók csak meg a saját munkájához szükséges adatok, vagyis egy jogosultságtól függő, központilag hozzáférhető rendszer kialakítása a cél. Az ügymenet részeire való rálátást folyamatosan szükséges biztosítani, s ehhez társítható egy olyan központi adattárház létrehozása, amely lehetővé teszi az ügymenet „etapjainak” nyomon követését. Ezek megvalósítása minőségi javulást jelent az ügyészség munkájában.
Összességében elmondható, hogy e megoldások kialakítása és integrálása az ügyészség munkájába rendkívül nagy feladat elé állítja mind az adminisztrációt, mind pedig a rendszer végfelhasználóit. A dolgozók olyan informatikai kihívás elé állíttatnak, amely hosszú betanulási fázist, valamint az alkalmazhatóság és az ügymenet zökkenőmentességének érdekében nagy gyakorlatot igényel. Ugyanakkor felmerül a kérdés, hogy mennyire szükséges tekintettel lenni az adatvédelmi elvekre, az adatokhoz való belső- és külső hozzáférés szabályozására és informatikai tekintetben a biztonságra is. Ezek remélhetőleg ugyanúgy a projekt adatlapban rögzített célok, mint a rendszer gyakorlati megvalósítása.
