Bár a tavalyi évvel hazánkban is beköszöntött a hibrid munkavégzés kora, a teljes digitális átalakulás még várat magára. (X)
A szerződések, bírósági beadványok, okiratok és végzések világában kulcsfontosságú egy olyan digitális megoldás, amely csökkenti a hibalehetőségeket és időt spórol a jogi területen dolgozó szakembereknek. Legyen szó nyilatkozatokról, cégiratokról, határozatokról vagy kérelmekről, a jogi szakmában kiemelten fontos a biztonság és az adatvédelmi követelményeknek való megfelelés, azonban gyakran gondot jelent kompatibilitás megteremtése a meglévő rendszerekkel és az egyszerű kezelhetőség biztosítása. Egy nyár elején készült kutatásból* pedig az is kiderült, hogy a legtöbb iroda a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitális formában is archiválja a különböző iratokat.
Túl sok idő adminisztrációra
Az ügyvédi irodákban és jogi osztályokon a mindennapos működés szerves része a hivatalos okmányok rögzítése és kezelése, ami gyakran még mindig papír alapon történik. Sok kolléga ragaszkodik a korábbi feldolgozási és jóváhagyási folyamatokhoz, a manuális iratkezelés azonban lényegesen megnehezítheti az iktatási folyamatokat és megnöveli a hibalehetőségeket is. A kutatás alapján a felmerülő problémák közül kiemelkedik a nagy mennyiségű dokumentáció kezelése, valamint a lassú és nem biztonságos távoli hozzáférés problémája. A válaszadók több mint harmada (37,6%) a könnyen kezelhető, felhasználóbarát rendszert szeretne, ami nem csak megkönnyíti, de fel is gyorsítja a folyamatokat. Emellett fontosnak tartották a kompatibilitást és az integrálhatóságot a meglévő rendszerekbe (29,2%), mivel sokszor így is túl sokféle alkalmazás van, amelyek nehezen működnek együtt.
A dokumentumok biztonságos rögzítése, kezelése és tárolása egyetlen helyen
Az elsősorban képalkotó-, optikai- és nyomtatási megoldásairól ismert Canon a „digitális asszisztens” koncepciójában látja a jövőt. A cég szerint egy dokumentumkezelő rendszernek úgy kell működnie, hogy biztonságos és személyre szabott segítséget nyújtson a mindennapokban a kollégák számára, növelje a hatékonyságot és időt spóroljon. Az innovatív szolgáltatások széles funkcionalitással, felhő alapú hozzáféréssel és előre konfigurált funkciókkal támogatják az átlátható munkavégzést. A megbízható azonosítás, a távoli hozzáférés, a szerződéskezelés, a hatékony iktatási folyamatok és a független audit mind olyan funkciók, amelyek jelentősen megkönnyítik a jogi területen dolgozók mindennapjait. A Canon felhasználóbarát rendszere könnyen alkalmazkodik a különböző méretű irodák igényeihez, lehetővé teszi az egyedi okiratok és szerződések rögzítését, kezelését és tárolását egyetlen helyen, valamint zökkenőmentesen hozzáilleszthető a meglévő alkalmazásokhoz és az elektronikus jogi folyamatokhoz.
Ha szeretne többet tudni a dokumentumkezelési megoldásokról, keresse fel a www.canon.hu/digitalis-asszisztens oldalt és kérje szakértők segítségét!
*A Canon saját, 2021 áprilisában végzett online felmérése.
