Nagy sikerű konferenciát szervezett 2006. április 4-én az elektronikus dokumentumkezelés és számlázás témakörében a Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület (HTE) Dokumentum-Technológiai Szakosztály keretei közt működő Dokumentumkezelési Kutató- Fejlesztő Laboratórium (DMS Labor). A rendezvény a Jogi Fórum támogatásával valósult meg.
A rendezvény a Budapesti Kongresszusi Központ Liszt termében került megrendezésre. A rendezvény célja elsősorban az volt, hogy felnyissa a szemeket, és aktív cselekvésre biztasson minden gazdálkodót az elektronikus megoldások hitelességének és megbízhatóságának feltárásával..
Az elektronikus dokumentumkezelés szinte egyidős a számítógépek megjelenésével és elterjedésével. A számlázó programok elterjedése azonos a könyvelés informatikai támogatásának megjelenésével. Egyre gyakrabban találkozunk elektronikus megoldásokkal, s ez a számlázásról alkotott a nézőpontunkat, véleményünket is képes megváltoztatni.
2004. május elseje, azaz uniós csatlakozásunk óta állnak nyitva az e területen alkalmazható jogi megoldások, melyek 2005. november elsejével tovább pontosodtak, s ma minden ok nélkül hivatkoznak az érdekeltek a tanúsítvány piac bizonytalanságára annak indokolásakor, miért is várnak elektronikus számla alkalmazásával.
A konferencia szervezői erről így vélekedtek: „A kivárás jó taktika, de nem egy dinamizmust, gyors felzárkózást, hatékony működést megkívánó környezetben. Vállalnunk kell némi kockázatot és merni lépni, tenni a jó ügy irányába. Hihetjük, hogy a szakmai szervezetek, a szakemberek átsegítenek mindenkit a kritikus időszakon.”
A konferencia részvételi sikerrel zárult, soha korábban ennyien nem vettek részt hasonló rendezvényen. Több mint 100 fő érdeklődését sikerült a délutáni órákig fenntartaniuk a szervezőknek.
A rendezvény legnagyobb eredménye az volt, hogy az elektronikus számla fogalma mentén a résztvevők sokkal szorosabb, részletesebb, és közérthetően megfogalmazható műszaki jellemzőket kaptunk az elektronikus dokumentumokról.
Hasonlóképpen, az elektronikus dokumentum “hiteles másolata” tekintetében is tisztázódott: elektronikus dokumentumról nem lehet “hiteles másolatot” kapni, mivel az eredeti elektronikus dokumentum minden létező (bitazonos) példánya eredetinek minősül.
Az elektronikus számlával kapcsolatos jogi kérdések kimerítő megismerése, a már működő megoldások bemutatása, és a telekom és közműszolgáltatói piac vitája során mindenki számára világossá vált, hogy szépen hangzik a jövőkép, és látszólag nem is lenne nehéz elektronikusan számlázni, de ennek részletes szabályozása egyáltalán nem egyszerű.
Elgondolkodtató mellékága lett a rendezvénynek a papír alapú számlákról készített elektronikus másolatok kapcsán a papír eredetinek a megsemmisítése. Kiderült, hogy ez a speciális, de sokakat érintő kérdés a Pénzügyminisztérium asztalán van, és rövid időn belül valamilyen megoldás születhet. Reméljük fellélegezhetünk, és a tömegével tárolt papír alapú számviteli bizonylatok “kiseprése” után felszabadult erőinket, figyelmünket cégünk még hatékonyabb működésére, további költségcsökkentésre, piaci pozíciónk megtartására fordíthatjuk. Könnyen belátható, hogy a papír bizonylatokkal való “bíbelődés”, egyetlen gazdálkodó cégnek sem segíti a nyereségességét, kivételt képeznek persze a tárolásra, iratkezelésre szakosodott cégek.