A tárgyalásos eljárás alkalmazásakor akkor is folytatni lehet a közbeszerzési eljárást, ha az alkalmas jelentkezők száma nem éri el a hármat, igaz, ebben az esetben a jelentkezőket meg kell hívni a szerződési feltételek megtárgyalására. Az Európai Bíróság ezzel az ítéletével a Fővárosi Önkormányzat javára ítélt a német Hochtief ellenében.
A tárgyalásos eljárás alkalmazásakor a közbeszerzési szerződés akkor is odaítélhető, ha az alkalmas jelentkezők száma nem éri el a hármat – szögezte le az Európai Bíróság a Fővárosi Önkormányzat és a Hochtief német építőipari vállalat közötti jogvitában. Ítéletében a taláros testület emlékeztetett arra, hogy a közbeszerzéseknél a legátláthatóbb versenyeztetést nyílt vagy meghívásos közbeszerzési eljárás alkalmazása biztosítja. Tárgyalásos közbeszerzési eljárás csak kivételesen, elsősorban akkor alkalmazható, ha a nyílt vagy meghívásos eljárás érvényes vagy nem megfelelő ajánlat híján eredménytelen volt. Két fajtája van, a hirdetmény közzétételével induló és a hirdetmény nélküli.
A hirdetmény közzétételével induló eljárás egy részvételi és egy ajánlattételi szakaszból áll. A részvételi szakaszban az ajánlatkérő meghatározza, hogy az érvényes pályázatot benyújtó alkalmas jelentkezők közül hánynak küld majd ajánlattételi felhívást, azzal a megszorítással, hogy az így meghívandó alkalmas pályázók száma nem lehet kevesebb háromnál. Ezután az érdeklődő cégek a megjelentetett hirdetmény alapján benyújtják jelentkezésüket, és közülük az ajánlatkérő – a szerződés teljesítésére való alkalmasságuk megvizsgálása után – kiválasztja azokat, amelyeknek konkrét ajánlattételi felhívást tesz.
Az ajánlattételi szakaszban tehát az ajánlatkérő a részvételi szakaszban kiválasztott ajánlattevőktől kér ajánlatot. A közbeszerzési eljárás az ajánlattételi szakaszban a legjobb ajánlatot tevővel történő szerződés megkötésével zárul.
2005 februárjában Budapest Főváros Önkormányzata hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos közbeszerzési eljárást indított. Az ajánlattételre felhívandó jelentkezők létszámaként minimum 3, maximum 5 fős keretszámot határozott meg. Összesen öt cég nyújtotta be a jelentkezését, köztük a német Hochtief AG-ból és Linde-Kca-Dresdenből álló konzorcium. Az önkormányzat ez utóbbiak pályázatát összeférhetetlenség miatt érvénytelennek nyilvánította, valamint megállapította, hogy összesen két alkalmas jelölt nyújtott be érvényes pályázatot, akik részére megküldte az ajánlati felhívást.
