A digitalizáció ígérete már hosszú ideje kísér bennünket: hatékonyabb működés, gyorsabb ügyintézés, kevesebb papír. A „papírmentes iroda” ma már nemcsak hangzatos cél, hanem valós törekvés számos vállalkozás és intézmény számára. Az átállás azonban több annál, mint néhány fájl elmentése PDF-ben. A digitális működés jogi, technikai és szervezeti szempontból is átgondolt folyamatot igényel, és néha meglepő módon mégis szükség lehet nyomtatásra is. (X)
Miért nem tűnhet el teljesen a nyomtatás?
Bár a legtöbb belső dokumentum digitálisan kezelhető, bizonyos helyzetekben a fizikai példány még mindig nélkülözhetetlen, például szerződések aláírása, archiválás vagy egyes ügyfélkapcsolati helyzetek során. Ilyenkor a gyors, megbízható nyomtatás fontos, és jól jön, ha kéznél van egy minőségi Epson patron vagy toner. A cél ilyenkor nem a visszalépés, hanem az átmenet biztonságos és hatékony kezelése.
Milyen jogi és adatkezelési szempontokra kell figyelni?
A digitális dokumentumkezelés során kiemelten fontos a megfelelő jogosultságkezelés, az adattárolás biztonsága és az átlátható iratarchiválási rendszer. Egy-egy dokumentum hitelessége, változatlansága vagy megőrzési ideje jogi következményekkel járhat, ezért az átállás során érdemes szakértői tanácsot kérni. Bár a papírmentesség a cél, a dokumentumok megfelelő formában történő tárolása – legyen az digitális vagy nyomtatott – jogilag is megalapozott döntéseket igényel.
Hogyan illeszthetők be a nyomtatási megoldások a digitális irodába?
A digitális működés nem feltétlenül zárja ki a nyomtatást, inkább azt kívánja meg, hogy tudatosan, célirányosan nyomtassunk. Például, ha bizonyos dokumentumokat még mindig alá kell írni, vagy egy iratot fizikai formában is be kell nyújtani, akkor nem árt, ha gyorsan rendelkezésre áll a szükséges kellék. A megfelelő patron vagy bármely más kompatibilis megoldás ilyenkor legyen megbízható és könnyen elérhető – épp ezért egyre többen választják a tonerek online vásárlás lehetőségét, hiszen ez időt és utánajárást spórolhat meg.
Hol érdemes beszerezni a nyomtatási kellékeket?
Ha a digitalizáció mellett is megmarad némi nyomtatási igény, nem mindegy, honnan szerezzük be a szükséges patronokat vagy tonereket. A TonerPartner megbízható forrásként kínál eredeti és kompatibilis termékeket. A tonerek online vásárlásának lehetősége nemcsak kényelmes, hanem segít abban is, hogy a digitális működés mellett a nyomtatás is gördülékenyen illeszkedjen a napi rutinba.