közigszerv elvárható kiadmányozási formai szabályai

Fapapucs!
Tisztában vagyok azzal, hogy a közigazgatásban jellemzően csak a levelek kimenő példányára ütnek pecsétet, így a dilemmát is megértem.

Ismétlésként: kiadmány (függetlenül annak tartalmától):
hiteles, ha

• azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,
• a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel és - nem nyomdai sokszorosítású irat esetén - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,
• a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

A hitelesség ez esetben azt jelenti, hogy az adott szerv belső szabályzatában meghatározott eljárás rendben, a szerv álláspontját tartalmazza az irat, amelyet a kiadmányozásra jogosult aláír, és arra esetleg pecsétet ütnek.

Véleményem szerint egységesen kell kezelni az iratokat, tehát olyan nem lehet(ne), hogy az egyiket lepecsételem, a másikat nem, ugyanis azonos irat hitelességét is csak azonos módon lehet biztosítani.

Összefoglalva: vagy pecsét minden példányon, vagy egyen sem. Célszerű az előbbi.

Ha megnézed, hogy egy levél mitől lesz hivatalos levél, akkor szabálytalan. Ugyanis attól válik hivatalossá/hitelessé, hogy kiadmányozzák, és a hivatali bélyegzővel lebélyegzik. Ez azt jelenti, hogy a hivatalnál lévő példányok nem hitelesek, hiszen azt az ügyintéző nem irta alá. Nézzük a logikáját tovább. Mi történik, ha mondjuk az ügyintéző, aki a levelet irta, kilép, meghal, külföldre távozik stb. Ezután másolatot kér valaki a levélről. Elvileg ugyebár kiadáskor az uj ügyintéző ráüt egy bélyegzőt az általa készitett másolatra, és aláirja, hogy ő kiadta. De mi történik, ha kiderül, hogy a levél nem, vagy nem azzal a tartalommal létezett, mint ami az iratanyagban aláiratlanul tárolódik? Kié a felelősség? Hogyan deritik ki, hogy ki hibázott? Az eredeti ügyintéző küldött ki valamit, az iratban pedig mást helyezett el, vagy az uj, esetleg más?

A lényeg az, hogy az ügyiratkezelésnek olyannak kell lennie, ami a későbbiekben is kétséget kizáróan bizonyitja, hogy az az ügyirat és azáltal keletkezett, akinek a neve szerepel rajta, ehhez pedig elengedhetetlen, hogy alá is irja és le is bélyegezze az illető. Másképp nem lesz hiteles. Ha megnézzük a kiadmányozási belső rendeleteket, mindegyiken az szerepel, hogy a kiadmányozásra jogosult aláirja, lepecsételi. Nem tesz különbséget a belső rendelet a kiküldött és ki nem küldött iratok közt, mindegyik csak ettől lesz hiteles kiadmány.

Ráadásul itt figyelembe kell venni az ügyintéző érdekeit is. Az ügyintéző sok helyen rendelkezik teljes, vagy részleges kiadmányozási joggal. Ha szabadságon van, általában az ő neve alatt fut tovább az ügy, de más fogja aláírni. Követhetetlen, hogy ki készítette az iratot, ha egyáltalán nem szerepel rajta aláirás, ezáltal a felelősség sem állapítható meg (nyilvánvalóan ez esetben kizárólag a vezető lesz a felelős, ami kerülendő, hiszen az ügyintézők ez esetben nem figyelnek olyan mértékben a munkájukra, mintha ők maguk is felelősségre vonhatóak lennének.)

Derill, nagy vonalakban egyetértek azzal, amit írtál, az aktában tényleg pontosan követni kell, hogy mit és milyen tartalommal bocsátottak ki. A kiadmányozással csak az a baj, hogy a pecsétet nem követeli meg az iratkezelési mintaszabályzatról szóló Korm.r. A kiadmányozás ugyanis azt jelenti, hogy az arra jkogosult aláírja, ás az ügyfélnek kiadja/megküldi. Pecsét alkalmazását csak a minősített iratok, illetve az Áe. rendelkezései alapján kiadott határozatokra ír elő jogszabály, a többi a közig. szerv gyakorlatától, balső szabályzatától függ.

Tisztelt Bubó!
Van egy újabb kérdésem: ha a fellebbezési határidő lejárta után pár nappal adja be az ügyfél a fellebbezését egy bírság ellen, akkor az I.fok saját maga dönt és utasítja el a fellebbezést, vagy mindenképpen fel kell küldi a fellebbezést a II.foknak? Vagy lehet így is, lehet úgy is?

Szerintem a jelenleg még hatályos Áe. alapján a következőt lehet tenni:

1. ha igazolási kérelmet terjesztett a mulasztó ügyfél elő, akkor a kérelem elfogadásáról az első fokon eljárt közig szerv dönt. Ha a kérelemben foglaltaknak helyt ad, és a határozattal nem tud mit kezdeni (pl. kijavítás, kiegészítés, stb. nem lehetséges), akkor a fellebbezést továbbítania kell a felettes szervhez.
2. ha nincs igazolási kérelem, akkor a 66. § (1) bekezdése alapján a fellebbezésről a felettes szerv határoz, mivel az az eljárás egészét, így a fellebbezési határidő betartását is vizsgálja. Az első fokon eljárt szervnek ekkor csak az a lehetősége van, hogy a kisérő iratban jelzi a határiodő elmulasztását.

Köszönöm Dr.Bubó!

dr. Bubó: aki az ügyiratkezelési szabályzatot hozta, nem igazán gondolta át a dolgokat, magyarán az ügyiratkezelési szabályzat egy rosszul megszerkesztett kormányrendelet. Én azt gondolom, hogy abból tuti nem lesz baj, ha aláirja és lebélyegzi, az ellenkezőjéből viszont lehet. Sokkal nehezebb utána a hivatalnak bizonyitania, hogy valami szabályos volt, márpedig neki kell bizonyitani, tehát ha van egy kis esze a vezetőnek, akkor megköveteli mindkettőt.

Szerintem Derillnek van igaza.

Szerintem meg Bubo csak a jogi minimumot írta.